Gmail ha molte opzioni avanzate che sono sconosciute a molti utenti. Tra queste, una delle più utili quando si vuole proteggere la propria privacy è la possibilità di Invia email di Gmail che non possono essere inoltratené copiando, né stampando, e nemmeno con data di scadenzaTutto questo si ottiene con l' Modalità riservata di Gmail, senza dover installare applicazioni esterne o estensioni del browser.
Successivamente imparerai Cos'è esattamente la modalità riservata?come funziona internamente, i suoi reali vantaggi e limiti, e come attivarlo passo dopo passo sia sul tuo cellulare che sul tuo computer. Imparerai anche come impostare date di scadenza, come proteggere con password le tue email via SMS, come revocare anticipatamente l'accesso e cosa succede quando il destinatario apre uno di questi messaggi.
Per fare tutto questo dovremo usare il Modalità riservata di Gmailuna funzionalità offerta dall'app Google Mail stessa che ci consentirà di fare diverse cose relative all' protezione delle informazioni sensibili.
Gmail in modalità riservata o come inviare email che non possono essere inoltrate
El Modalità riservata di Gmail È una funzionalità integrata del servizio che consente di inviare e-mail con restrizioni molto chiare per il destinatarioQuando attivi questa modalità, il messaggio si comporta in modo diverso da una normale e-mail: limita ciò che il destinatario può fare con il contenuto e, inoltre, puoi controllare per quanto tempo potrà accedervi.
Quando si invia un messaggio in modalità riservata, Gmail disattiva automaticamente diverse azioni del destinatario per ridurre il rischio di perdite accidentali:
- IL opzioni di inoltro il mensaje.
- Nessun permesso copia il testo né l'email né gli allegati.
- L'opzione di stampa direttamente il messaggio.
- Impedisce il scarica i file allegati nel solito modo.
È importante capire che la modalità riservata non crittografa la posta elettronica nel modo tradizionale, ma piuttosto controlla l'accesso e le azioni che possono essere eseguite sul suo contenuto. Ciò riduce al minimo la possibilità che il messaggio venga condiviso involontariamente con altre persone.
Per abilitare l'opzione per impedire l'inoltro delle email, sarà necessario accedere, come detto, al modalità riservataQuesta impostazione si applica e-mail a e-mailIn altre parole, sei tu a decidere in ogni messaggio se vuoi che sia riservato oppure no.
Come attivare la modalità riservata nell'app Gmail (Android)
Sui telefoni Android, Gmail integra la modalità riservata direttamente nel menu di composizione. Il processo è molto semplice: basta attivarla quando si desidera. impedire l'inoltro di un messaggio o è copiato.
Per farlo, Segui questi passi all'interno dell'applicazione:
- Apri l'app Gmail sul tuo telefono e assicurati di aver effettuato l'accesso con l'account dal quale desideri inviare l'e-mail riservata.
- Fare clic sul pulsante "+" nell'angolo in basso a destra dello schermo per comporre una nuova email.
- Una volta nel menu di composizione, con i campi destinatario, oggetto e corpo del messaggio, tocca icona a tre punti nella parte in alto a destra dello schermo per visualizzare le opzioni avanzate per quell'email.
- Nel menu che si apre, troverai l'opzione Modalità riservata. Seleziona quell'opzione per aprire il pannello delle impostazioni specifiche in questa modalità.
Accedendo a questo menu avrai la possibilità di attiva la modalità riservataUna volta abilitata, Gmail applicherà delle restrizioni a quella specifica email: da quel momento in poi, L'inoltro non sarà consentito del messaggio, né il download degli allegati nel modo consueto, tra le altre limitazioni.
Mentre scrivi l'e-mail, se lo desideri puoi tornare a questo menu. modifica la data di scadenza o la passwordQuando hai finito, premi semplicemente su salva e continuare a scrivere o inviare il messaggio.
Come attivare la modalità riservata di Gmail su un computer
Se di solito utilizzi Gmail da un browser web sul tuo computer, puoi anche inviare e-mail riservate facilmente. In questo caso, l'accesso alla modalità riservata si trova nella parte inferiore della finestra di composizione.
Quando premi su scrivere Per creare un nuovo messaggio, vedrai diverse icone di formattazione e opzioni nell'angolo in basso a destra. Tra queste, ce n'è una con... lucchetto accompagnato da un orologioQuesto è il pulsante per "Cambia modalità riservata".
Il flusso di lavoro su un computer è molto simile a quello su un dispositivo mobile:
- Fai clic scrivere per aprire la finestra pop-up.
- Tu scrivi il destinatario, oggetto e corpo dell'e-mail come faresti normalmente.
- Nella barra in basso, tocca l'icona di lucchetto con orologio per aprire le impostazioni della modalità riservata.
- Nella finestra che appare, definisci il data di scadenza e se vuoi Proteggi la tua email con una password tramite SMS. oppure lasciarlo senza una password aggiuntiva.
- Salva le modifiche e, quando tutto è pronto, Invii l'e-mail riservata.
La differenza principale tra l'utilizzo di un telefono cellulare o di un computer è il modo in cui si accede al menu, ma il opzioni di scadenza e controllo della password Sono gli stessi su entrambe le piattaforme.
Scadenza email in modalità riservata
Uno dei punti di forza della modalità riservata è che puoi definire una data di scadenza per il messaggio e i suoi allegati. Ciò consente di condividere informazioni sensibili solo per un periodo di tempo controllato, il che è molto utile in contesti professionali o quando si inviano dati personali o documenti sensibili.
All'interno del pannello della modalità riservata è possibile selezionare la scadenza dell'emailcon opzioni predefinite che vanno dalla scadenza in uno giorno su cinque anniQueste opzioni influenzano entrambi testo del messaggio per quanto riguarda il files allegati incluso nell'email.
Devi semplicemente scegliere per quanto tempo desideri che il messaggio scada tra le opzioni offerte da Gmail. Attualmente, non è disponibile alcuna opzione per personalizzare al minuto o a una data esatta Al di fuori di questi intervalli, c'è qualcosa che sarebbe interessante avere e che potrebbe arrivare in futuri aggiornamenti, ma per ora stiamo lavorando con questi intervalli.
Quando il destinatario riceve un'e-mail inviata in modalità riservata, nella parte superiore del messaggio vedrà un chiaro avvertimento affermando che:
- Il contenuto dell'email Scade dopo un certo tempo.
- Non può inoltrare, copiare, stampare o scaricare direttamente.
Questo avviso aiuta il destinatario a comprendere che sta trattando con contenuti particolarmente protetti, destinati a preservare la tua privacy e prevenirne la diffusione.
Oltre alla scadenza automatica, Gmail ti consente Rimuovere manualmente l'accesso a un'email riservata anche prima della sua data di scadenza. In altre parole, se invii qualcosa e poco dopo decidi che il destinatario non potrà più visualizzarla, puoi revocare da remoto tale accesso.
Per revocare l'accesso a un'e-mail riservata prima della sua data di scadenza dal tuo computer:
- Apri Gmail nel tuo browser.
- Nella colonna di sinistra, fare clic su "Inviato" per vedere le email che hai inviato.
- Trova e apri il e-mail riservata di cui vuoi revocare l'accesso.
- All'interno del messaggio, fare clic sul pulsante "Rimuovi accesso"Da quel momento in poi, il destinatario non potrà più aprire il contenuto, anche se la data di scadenza originale non è ancora giunta.
Se il destinatario tenta di accedere all'email dopo che è scaduta o se hai rimosso manualmente il suo accesso, Gmail visualizzerà un Messaggio di errore indicando che l'email è scaduta o che il mittente ha revocato l'accesso. In questi casi, puoi farlo solo se lo ritieni opportuno. estendere la data di scadenza inoltrando le informazioni o inviando una nuova e-mail riservata.
Protezione aggiuntiva tramite password in modalità riservata
Un'altra caratteristica importante della modalità riservata di Gmail è la possibilità di richiedere una password per aprire il messaggio. Gmail offre due tipi di impostazioni a questo proposito, che interessano soprattutto i destinatari che non utilizzano Gmail o che necessitano di un ulteriore livello di sicurezza.
Quando attivi la modalità riservata, vedrai una sezione di "Parola d'ordine" (o verifica) con diverse opzioni:
- "Nessuna password tramite SMS"Questa è l'opzione più semplice. I destinatari che utilizzano il app gmail o la versione web di Gmail, potranno aprire il messaggio direttamente senza ulteriori passaggi. Se il destinatario non utilizza Gmail, un password via email in modo da poter visualizzare il messaggio tramite un collegamento sicuro. Questa è l'opzione consigliata se si desidera proteggere l'email senza renderla troppo difficile da leggere.
- "Password via SMS"In questa opzione, i destinatari ricevono un password in un messaggio di testo (SMS) sul tuo cellulare. Per funzionare correttamente, devi assicurarti di inserire numero di telefono del destinatarionon è tua. Finché il destinatario non riceve e inserisce correttamente la password, non potrà aprire il messaggio riservato.
Avremo anche la possibilità di lasciare il parola d'ordine standard (senza SMS), che è il metodo più comodo nella maggior parte dei casi. Con questo metodo, l'altro utente non avrà problemi se utilizza l'app Gmail e potrà aprirla senza ulteriori passaggi. Se il destinatario utilizza un altro client di posta elettronica, riceverà un link di accesso sicuro.
Alcuni dettagli da tenere a mente sulle password SMS:
- Puoi solo aggiungere password tramite SMS per i numeri di telefono in determinate aree geografiche, come Nord America, Sud America, Europa, Australia e, in Asia, paesi come Corea, India e Giappone.
- Se inserisci un numero da un paese non supportato, il sistema visualizzerà un Messaggio di errore indicando che il numero non può essere utilizzato per questo tipo di verifica.
- Si consiglia di ricontrollare il numero del destinatario per evitare che la password raggiunga la persona sbagliata.
Cosa vede il destinatario e cosa può fare con un'e-mail riservata
Quando il destinatario riceve un'e-mail inviata in modalità riservata, l'esperienza di lettura cambia rispetto a un'e-mail tradizionale, poiché alcune funzionalità vengono applicate automaticamente. diverse restrizioni sull'uso del contenuto.
Se il destinatario utilizza un Account Gmail e apri la tua email dall'app o dal sito web ufficiale:
- Maggio Visualizza il messaggio e gli allegati Di norma, a patto che la data di scadenza non sia trascorsa o che l'accesso non sia stato revocato in precedenza.
- Opzioni per copia, incolla, scarica, stampa e inoltra Verranno visualizzati il testo del messaggio o gli allegati disabile oppure semplicemente non saranno disponibili.
- Potrebbe essere necessario inserire un password (se hai attivato l'opzione password SMS o protezione extra), che riceverai via e-mail o SMS a seconda delle impostazioni.
Se il destinatario utilizza un altro fornitore di posta (ad esempio, Outlook, Yahoo o un altro servizio):
- Riceverai un'e-mail con un Collegamento di tipo "Visualizza email".
- Cliccando su quel link si aprirà un pagina sicura da Gmail dove puoi visualizzare i contenuti riservati.
- Anche in quella pagina valgono le stesse regole. restrizioni sulla copia, l'inoltro, la stampa e il download rispetto all'app Gmail.
- Se hai configurato password SMSPer accedere al contenuto sarà necessario richiederlo e utilizzarlo.
Il destinatario dell'e-mail vedrà le sue opzioni molto limitate all'interno dell'app e persino Non sarai in grado di selezionare il testo In molti casi, e quindi, non sarà facile copiarli. In questo modo, Gmail mira a ridurre al minimo la possibilità che i contenuti vengano condivisi al di fuori dei canali da te designati.
Tuttavia, è importante notare che, sebbene la modalità riservata evita molti errori umani (ad esempio, inoltrando accidentalmente il messaggio o scaricando e condividendo un allegato), non può bloccare tutte le possibili forme di copia. Ad esempio:
- Il destinatario potrebbe ancora fare uno screenshot del messaggio.
- Potrei anche fare un schermata con un altro dispositivo.
- Se il tuo computer è infetto da programmi dannosiÈ possibile che il malware possa copiare o scaricare contenuti in modi non controllati da Gmail.
Pertanto, la modalità riservata dovrebbe essere intesa come uno strumento molto utile per ridurre il rischio e controllare le azioni di base, ma non come soluzione in grado di bloccare ogni possibile perdita in tutti gli scenari.
Invio di messaggi riservati: un riepilogo pratico dei passaggi
In pratica, inviare un messaggio riservato in Gmail segue sempre la stessa logicaChe tu lo faccia da un computer o da un dispositivo mobile:
- Apri Gmail e scrivi un'e-mail
Apri Gmail su un computer o dispositivo mobile e tocca scrivere Per iniziare un nuovo messaggio, aggiungi destinatario, oggetto e corpo del messaggio proprio come faresti con qualsiasi altra email. - Attiva la modalità riservata
- Su un computer, fare clic su icona del lucchetto con orologio dalla barra inferiore della finestra di composizione.
- Su Android, apri il menu del tre punti in alto a destra e seleziona Modalità riservata.
In questo modo si aprirà una finestra o un pannello con le opzioni specifiche per questa modalità.
- Imposta la data di scadenza e la password
In quella finestra potrai:- Scegli il data di scadenza del messaggio (da un giorno a diversi anni).
- Decidi se vuoi usare "Nessuna password tramite SMS" (più comodo per gli utenti di Gmail) o "Password via SMS" (più sicuro se è necessaria la verifica telefonica).
Queste opzioni si applicano ad entrambi testo dell'e-mail per quanto riguarda il files allegati.
- Salva le impostazioni e invia
Una volta configurate le impostazioni di riservatezza, fare clic su salvaTornerai alla finestra di bozza dove potrai rivedere il contenuto. Quando sei pronto, clicca su Invia per inviare l'e-mail riservata con tutte le restrizioni attivate.
In questo modo, puoi utilizzare la modalità riservata per messaggi specifici che necessitano di questo livello di protezione extra, senza compromettere il resto delle tue normali e-mail.
Esempi di utilizzo della modalità riservata di Gmail
La modalità riservata di Gmail è particolarmente utile quando condividi informazioni private o sensibili e si vuole ridurre al minimo la possibilità che circoli senza controlli. Alcuni casi pratici in cui ha molto senso utilizzarlo sono:
- Invio di documenti personaliAd esempio, scansioni di documenti d'identità, certificati medici, dati bancari o informazioni fiscali. La modalità riservata aiuta a garantire che questi contenuti rimangano privati. data di scadenza e non possono essere inoltrati così facilmente.
- Informazioni sensibili sull'occupazioneContratti, accordi, credenziali temporanee o documentazione aziendale interna. Limitare l'inoltro e la stampa può essere fondamentale per mantenere la riservatezza.
- Dati temporaneiLink a documenti o password che dovrebbero essere disponibili solo per pochi giorni. Impostare una scadenza breve impedisce che qualcuno possa accedervi mesi dopo.
- La comunicazione in ambito educativoInvio di voti, relazioni o comunicazioni private tra insegnanti e studenti, laddove sia importante controllare chi può inoltrare le informazioni.
In tutti questi scenari, la modalità riservata diventa uno strumento comodo, poiché è integrato in Gmail e non richiede all'utente di installare nulla di aggiuntivo, basta seguire i consueti passaggi di attivazione quando si compone l'e-mail.
Limitazioni e avvertenze della modalità riservata
Sebbene la modalità riservata fornisca un importante livello di controllo Per quanto riguarda le tue email, è essenziale sapere cosa no Scopri cosa fa e quali sono i suoi limiti, in modo da avere aspettative realistiche e utilizzarlo in modo appropriato.
Aspetti che sì Ottenere:
- Impedire al destinatario di poter Invia di nuovo e-mail dall'interfaccia di Gmail stessa.
- Disattivare le opzioni per copia, incolla, stampa e scarica direttamente il messaggio e i suoi allegati.
- Consente il contenuto scadere automaticamente dopo un periodo definito.
- Dà la possibilità di revocare manualmente accesso prima della data di scadenza.
- Offerte a Verifica aggiuntiva tramite SMS in modo che solo il destinatario con quel numero di telefono possa aprire il messaggio.
Aspetti che no può evitare completamente:
- Che il destinatario esegue screenshot del messaggio mentre è visibile.
- Lascialo fare schermate con un altro dispositivo esterno.
- Che una squadra infetta da il malware catturare, conservare o trasmettere informazioni in modo illegale.
Inoltre, la modalità riservata di Gmail non sostituisce altre soluzioni. crittografia end-to-end Non fornisce strumenti specifici o professionali per la gestione dei diritti digitali (DRM), ma offre un livello di controllo molto pratico per uso quotidiano e la maggior parte delle situazioni personali e professionali.
Altre impostazioni relative all'invio e alla ricezione in Gmail
Oltre alla modalità riservata, Gmail e Google Workspace offrono altre impostazioni avanzate relativo al controllo di chi può inviare o ricevere e-mail, in particolare in ambienti aziendali o educativiSebbene non siano esattamente uguali alla modalità riservata, contribuiscono a rafforzare la sicurezza complessiva della posta elettronica.
Ad esempio, nelle organizzazioni gestite con Google Workspace, gli amministratori hanno la possibilità di "Limita la spedizione" all'interno delle impostazioni adempimentoL'impostazione consente di limitare ciò che domini o indirizzi Gli utenti dell'organizzazione possono scambiarsi messaggi.
Alcune considerazioni da tenere a mente quando si utilizza l'impostazione di spedizione limitata:
- Messaggi in arrivoGli utenti potranno ricevere messaggi solo da indirizzi o domini autorizzatiLe email provenienti da altri domini vengono restituite con un messaggio di ritorno che spiega la policy. I messaggi provenienti da domini che non possono essere verificati tramite DKIM o SPF Possono anche essere respinti.
- Messaggi in uscitaSe un utente tenta di inviare un'e-mail a un dominio non autorizzato, riceverà un messaggio di rimbalzo spiegandone il motivo. L'amministratore può personalizzare il testo della notifica di rifiuto.
- Posta internaPer consentire agli utenti di inviarsi e-mail all'interno dell'organizzazione, è possibile abilitare questa opzione. "Salta questa impostazione con messaggi interni"a condizione che i messaggi interni siano correttamente autenticati.
- Google Gruppi e altri serviziÈ importante rivedere il modo in cui queste impostazioni interagiscono con altri strumenti come Google Gruppi o Notifiche di Google Docsperché alcune notifiche potrebbero essere bloccate se non vengono configurate eccezioni.
Il pannello di amministrazione di Google Workspace consente di creare e gestire vari elenchi di indirizzi Questi elenchi contengono gli indirizzi email o i domini consentiti. L'impostazione "Limita invio" è associata a questi elenchi per determinare con chi gli utenti possono comunicare.
D'altro canto, Gmail include anche funzionalità come annullamento della spedizione (per bloccare un'e-mail subito dopo l'invio) o strumenti per verificare se un messaggio è arrivato correttamente al destinatario, rivedere i messaggi in ritardo e risolvere i problemi di recapito. Sebbene queste funzionalità non impediscano l'inoltro, migliorano controllo generale sulle tue email e completano bene l'uso della modalità riservata.
Scenari comuni e domande frequenti sull'utilizzo di Gmail e dell'inoltro
Situazioni legate a [l'argomento] possono verificarsi anche nella vita di tutti i giorni. inoltro automatico di posta elettronica o con la necessità di inoltrare solo una parte di una conversazione, ed è importante differenziarle dalla modalità riservata.
Ad esempio, può succedere che per anni tu abbia avuto il inoltro automatico delle tue email a un altro account (quello di un familiare, un account di lavoro, ecc.) e vuoi smettere di farlo. In questo caso, non si tratta di modalità riservata, ma di rivedere le impostazioni di inoltro automatico nelle impostazioni di Gmail.
Se non desideri più che le tue email vengano inoltrate automaticamente a un altro account, devi andare nelle impostazioni di Gmail, trovare la sezione di inoltro e disattivare la regola di inoltro che hai creato. Una volta eliminata la regola, non verranno più inviati nuovi messaggi a quell'altro indirizzo.
È anche relativamente comune aver bisogno inoltrare solo un'e-mail specifica all'interno di una catenaescludendo il resto della conversazione perché contiene informazioni confidenzialiNelle email normali (non riservate), questo può essere fatto copiando il contenuto specifico e incollandolo in un nuovo messaggio o inoltrando un singolo messaggio se il client di posta elettronica lo consente. Tuttavia, quando si invia qualcosa in modalità riservataCiò che impedisce è proprio che possa inoltrare, copiare o stampare direttamente per proteggere tali informazioni.
In breve, la modalità riservata è solo un ulteriore tassello tra tutte le funzionalità di Gmail relative a... controllo dei contenuti e inoltroMa non sostituisce la necessità di controllare occasionalmente il tuo regole di inoltro automatico, filtri e altre impostazioni che influenzano anche il modo in cui la tua email viene condivisa.
Come puoi vedere, la modalità riservata di Gmail ti offre un modo molto completo per inviare e-mail che non possono essere inoltratelimitare la copia, la stampa e il download degli allegati e controllare anche per quanto tempo rimangono accessibili. Se si combinano queste funzionalità con una buona gestione del password tramite SMSCon la revoca anticipata dell'accesso e le regole di invio appropriate nel tuo account o organizzazione, avrai un maggiore controllo sulla privacy dei tuoi messaggi senza rinunciare alla comodità di continuare a usare Gmail come sempre.
